会计电算化内部控制存在的问题及加强对策

发布时间:2017-05-26 17:29 编辑:admin

  摘要: 会计电算化取代手工会计是历史的必然, 会计电算化的高效率、高准确度给会计人员减少了工作量, 增强了会计信息的准确度。但如果没有较完善的内部控制, 会计电算化同样不能起到防错杜弊的作用。目前我国会计电算化的内部控制还很薄弱, 还存在许多问题, 加强会计电算化的内部控制, 提高会计信息的质量和有效性已成为当务之急。

  1、会计电算化内部控制存在的问题

  1.1 人们的思想认识不到位

  我国的会计电算化起步较晚, 人们的思维观念还未充分认识到电算化内部控制的重大意义, 有些人以为会计电算化仅仅能减轻会计人员负担、提高核算效率, 能熟练地运用电脑进行会计信息的处理就已经不错了, 至于会计电算化的内部控制则可有可无。他们根本没有意识到会计电算化所生成的会计信息系统对企业的重要性, 也没有意识到会计电算化的内部控制对会计信息失真的影响。目前我国的整体电算化程度虽然不高, 但90%的行政事业单位、大中型企业集团都采用了电算化, 如果不建立和完善电算化的内部控制, 则会使大量的会计信息失真, 那么会计电算化所带来的高效率则是无效的。

  1.2 职权不相容原则没有得到足够的遵循

  职务相分离, 职权不相容原则是传统的手工会计信息处理的一个重要原则。但是会计电算化后, 由于系统许多岗位可以合并, 许多手续合并到计算机中统一执行, 虽然会计人员大大减少, 但同时也使得一些不相容的岗位没有得到分离, 从而降低了工作人员相互之间牵制的效力。如有些会计人员既负责数据的输入, 又负责数据的报送, 这样就使得他们可能在未得到批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改操作, 因此会计数据的准确性及安全性就受到了威胁, 也会给那些不法分子提供更大的作假舞弊的机会。

  1.3 系统授权存在漏洞

  手工会计授权下, 在每一项会计业务的每个环节都有相应的责任人的签名或者是盖章。签名的模仿和印章的仿造都有一定的难度。而会计电算化系统授权方式是口令授权, 通过绕过财务软件的关卡,可以打开计算机财务数据库进入财务报表等系统,那么所有的财务秘密均可知道了, 同时, 业务人员的口令很容易被获取, 这就要求责任人要注意保密。企业在加强硬件建设, 采用更先进的网络服务器的同时, 各个会计岗位要做好自己的口令保密也是极其重要的, 从源头上控制是最佳的途径。

  1.4 会计电算化信息系统执行主体和保存介质存在的潜在威胁

  会计电算化信息系统执行主体是计算机, 只要计算机硬件系统出现故障或因停电等其他非人为因素, 都将致使数据不能被处理, 会计业务操作将无法进行。而财务软件的质量和性能都会影响会计数据处理的准确、高效, 轻则财务软件的质量出现问题, 影响会计数据处理的准确和高效, 重则财务软件的程序出现严重的病毒, 将会严重危害系统的安全, 若不及时排除病毒, 将导致会计数据的丢失。

  还有由于会计电算化的数据信息主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中。一旦这些磁性介质受高温、受潮、受磨损等而出现损坏, 则其保存的数据将无法读取。假使没有做好相应的备份, 将会严重影响到企业的会计工作。而且该磁性介质是以磁信号存储会计信息的, 若数据被人为恶意修改而没被及时发现, 那么其所提供的会计信息就失去了意义。

  1.5 网络技术的应用致使会计电算化内部控制出现新难题

  会计信息可以通过物理通信线路传输到网络上, 会计信息的传输存在安全隐患。如, 网络信息在传输过程中很可能被非法拦截或被人篡改、复制、销毁, 特别是网络中黑客的侵袭更会给会计电算化的信息系统带来极大的潜在威胁, 这个问题的解决在目前来说仍是一大难题。

  以上这些问题是会计电算化进程中其内部控制经常遇到而又必须重视和及时解决的。若不及时解决, 它将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展; 如若重视并及时解决, 将极大促进我国会计电算化向更深层次发展, 最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量, 提升企、事业单位现代化管理水平和提高经济服务效率。

  2、加强和完善会计电算化内部控制的对策

  2.1 提高思想认识深度

  我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据存储形式、数据处理程序和会计数据领域, 提高了会计信息质量, 而且改变和方便了企业的财务分析和经营决策等, 是会计理论和会计技术的进一步发展、完善, 促进了会计电算化内部控制制度的改革, 是整个会计理论研究与实务运用的根本性变革。思想是动力, 只有思想上认识到位,才更有利于促进会计电算化的推广、发展和完善。

  2.2 严格会计电算化对人的管理与控制

  2.2.1 严格会计电算化的人员职务的管理与控制

  会计核算软件投入正式使用后, 必须对各类人员按权、责、利相结合的原则制定岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括: 会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位; 电算化会计岗位包括: 直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合, 以实现职权分离, 有效地限制和及时发现错误或违法行为。例如, 规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员; 数据输入职务与审核记账职务不能相容等。同时, 还应建立起职务轮岗制度。

  2.2.2 加强会计电算化系统工作人员的职业道德建设

  虽然会计电算化的执行主体是计算机, 但是它的实施主体是人, 因此企业要从工作人员的职业道德抓起, 把道德规范、行为准则等直接纳入内部控制的内容。企业管理者应当加强对财务人员的选用与培养, 提高他们的职业道德水准和业务操作水平, 实现会计电算化的主体诚信。

  2.2.3 提高会计电算化工作人员的专业操作能力

  目前, 不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来, 对微机的软硬件知识了解甚少, 一旦出错, 就会使工作系统数据丢失,严重的将导致系统崩溃。因此, 要求会计人员必须掌握电子计算机的会计基础工作和规范的业务处理程序。要提高会计人员计算机业务素质, 必须大力加强人才培训力度, 使其熟练应用会计电算化的财务软件, 由核算型向管理型、智能型转变。

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