试论网络时代的高校档案信息化管理

发布时间:2017-05-26 17:40 编辑:admin

  [摘要]随着网络时代的到来,信息化的管理是必不可少的,那么对我国高校档案进行信息化的管理也是十分必要的。本文阐述了高校档案信息化管理的起源于发展过程,对高校档案信息化管理系统的组成进行了简要的论述,并对高校档案信息化管理存在的问题进行探讨,试论网络时代的高校档案信息化管理展望了高校档案信息化管理的初步构想。

  [关键词]高校档案管理;网络化;信息化管理

  在我国高校管理工作中,档案的管理工作是非常重要,非常复杂的。随着计算机技术的不断发展,高校档案管理也逐渐走向信息化,网络化。高校档案信息化管理就是说运用网络的方式将不同地理位置、不同网络载体的资源进行整合,存储,达到更加高效,更加方便的实现资源共享。

  一、高校档案信息化管理的行程与发展

  高校档案信息化管理的必要性。档案工作形成和发展的根本原因是社会和高校对于档案的需求,但是随着社会变革的发展,档案工作并不能跟上时代的步伐。主要原因有三点

  (1)随着人口增长,社会发展,我国高校档案形式多样化,年代的跨越范围大,涉及的范围比较宽,档案文件的数量愈来愈多,若继续采用传统的方式进行整理、分类等工作的话,工作效率会会大大降低,影响了社会和高校的积极性,满足不了大众的需求,传统的档案存储方式已经不能适应这一变化,纸质的文件在逐渐被淘汰。

  (2)档案事业是十分重要的,是我国各个方面发展的不可缺少的条件,它可以使我们了解过去,把握现在,认识未来。高校的学习和科研活动是离不开参考的,要参考以前的成果与经验,那么档案就会起到十分重要的作用。社会和高校用户对于档案的实时性,整体性与需求量不断地提高,传统方式越来越多地暴露出其自身的缺点。

  (3)档案的记录方式不仅仅局限于纸质文件,各种新型的信息载体渐渐取代了传统的方法慢慢转化为影音化,多样化等特点。那么,对于档案管理的工作人员来说,绝大多是人员没有经过系统专业的学习和培训,并且许多高校的档案管理的设备没有达到先进的水平,长久以来,繁重零散的工作使工作人员越来越缺乏积极性,从而影响档案管理的质量,降低了档案管理的效率。

  为了提高档案分类工作的效率,使使用者能够方便快捷,高速精准的找出所需要的档案,体现出档案的重要作用,为了减轻工作人员的工作压力和工作量,为了提高档案的存储量与准确性,因此对高校档案进行信息化变革是十分必要的。

  二、高校档案信息化管理的重要性

  对高校档案进行信息化变革是国家信息建设的重要内容,为了使管理水平提高,首先我们要认识到高校档案信息化的重要性,这样才能为以后的柯阳生活提供更多的帮助,从而促进社会的发展。

  (1)对高校档案进行信息化改革有助于发展更加新型的管理模式。对其进行变革,使其进入到一个全新的发展模式,在传统的管理模式中,管理人员要对档案进行文献,数字,专题分类等复杂的工作,档案信息化是人机合一的管理模式,工作人员可以利用计算机进行工作,减去了传统工作中的繁重复杂的工作,极大地提高了工作效率,为管理模式提供了一个崭新的发展方向。

  (2)提高了档案资源的利用率。在传统管理模式中,要对资料进行一系列的整理,分类等需要耗费大量的时间,降低了档案的实时性。如果运用计算机进行资源的整合,可以提高信息的实时性,缩短了信息整理的时间,同时可以使用各种方式将信息船体出去,因此可以扩大资源的使用范围。

  (3)使用者更加方便、有效的利用资源,工作人员将各种形式的档案进行整理都整合成电子档案,形成系统的信息库,是资源可以在网上进行共享,在网络上使用者可以进行查询,极大地方便了使用者。

  三、高校档案信息化管理的现状

  3.1数据库水平低

  经过多年发展,许多高校都形成了一定规模的数据库,但是有一些数据库内容较少,没有规范的管理,服务水平低,有些高校的档案馆并不能联络到网络上,没有实现资源的共享性,降低了数据库的利用率。

  3.2工作人员管理水平较低

  在档案的建设中最主要的因素是人,大多数的管理人员并没有进行系统的学习与培训,然而对档案进行信息化对工作人员提出了更高的要求,对于该项改革需要计算机技术,网络技术,通讯技术等学科交叉的复合型人才,对于这种人才,馆内一般是严重缺乏的。并且馆内的设备专业化水平低,不能满足档案网络化信息化的发展要求。

  四、高校档案信息化管理的建议

  4.1加强高校管理队伍的水平

  提高管理团队的水平是该项改革的关键内容,现有的工作人员不能满足信息化管理队伍的需要,今次要采用培养和引进两种方式并重的方法来提高管理队伍的素质,既要对现有的工作人员进行相关的培训比如计算机技术,网络技术,通讯技术等专业知识。也要及时补充和吸引符合型人才,并且进行交流等活动提高人员的工作和学习的积极性。

  4.2加强基础设施的建设

  高校档案信息化的前提是加强基础设施的建设,建立电子文档,对其进行整理,引用,协调电子政务的和档案信息的共同发展。实现由传统的管理模式向现代的信息化管理模式进行过渡,满足使用者的需求,因此要增加对基础设施建设的经费投入,为高校档案信息化改革提供先进的技术支持和足够的资金保证。

  五、结语

  高校档案的信息化是信息资源现代化的重要内容和主要基础,我们既要了解该改革的必要性与重要性,也要知道该改革的迫切性与复杂性,对于现今阶段产生的问题,采用有效方法进行解决,保证高校档案信息化管理的高效性,实时性,让更多的师生体会到该变革带来的方便,提高资源的利用率。

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