文书档案整理过程中应注意的原则

发布时间:2017-05-26 17:41 编辑:admin

  [摘 要]在文书档案的管理中,文书档案的整理是一个非常关键的工作环节,所以要想更好的提高工作质量,就一定要对文书档案整理过程中应该把握的原则予以更加清晰的认识,只有这样,文书档案整理的效果才会更好,工作的效率也会更高,本文主要分析了文书档案整理过程中应注意原则,以供参考和借鉴。

  [关键词]档案;原则;整理

  在档案管理工作中,文书档案整理占据着非常关键的位置,它也是档案工作中不容忽视的一个环节,只有不断的提高文书档案整理工作的质量,才能更好的提高档案查阅和利用效率的提高,所以在档案工作中,工作人员一定要仔细、认真的将这项工作顺利的完成。

  一、重视档案管理和利用的便利性

  (1)注意不同档案的保管期限、单位整理、装订

  在整理工作中,应该按照文件材料自身的特点和使用价值的大小来确定其保管的期限,国家档案局已经做出了相关的规定,规定指出,文书档案的保管期限主要有两大类,一类是永久保存,一类是定期保存。前者就是说在不发生特殊的状况下,档案的保存期限可以无限期延长。定期保存的档案在年限上分成两种,一种是保存十年,一种是保存30年。

  大家都知道整理单位一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等都按其原来的装订方式,一个自然本(册)为一件。

  归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;计算机及其网络环境中形成的文件。若定稿无重要修改手迹或无领导批示的,定稿无须保存的,正本在前,发文稿纸在后;(大家应注意的是发文稿纸;领导签字后,必须加盖单位公章),正文在前,附件在后,原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;有文件处理单位的来文,文件处理单在前,正文在后。

  方式与用材的选择:应归档的文件,可根据件内文件的厚薄而定,文件较薄的全县统一,可采用无粮浆糊等方式粘贴文件左上角,件内文件较厚的,用原来三孔一线的装订方式,装订时按1:8:6:的尺寸,以文件的左侧为装订边进行装订;去掉金属物后文件应取左边和下侧对齐,线两头分别留线背后打死结。

  (2)保证档案形成机关和部门之间建立良好的关系

  在充分的保证文件之间形成有机联系的前提下,将上级机关,同一级的机关和本机关应该管理的材料进行科学的划分,将同一类的进行妥善的整理,但是需要注意的是对于一些联系非常密切的文件,如果其不属于同一个部门,不能随意将其分开,如果要分开,必须要请示上级主管部门,得到上级主管部门的批示以后才能将其分割开。

  (3)做好档案利用中的保密工作

  在档案保密性上,总是采用一种观点去看待它是不正确的,但是这并不意味着档案的使用者就不对重要的档案进行保密,在实际的工作中,应该强化档案使用者的保密意识,同时还要做出严格的保密规定,让档案信息的使用者知道什么样的情况下需要对档案信息进行保密,保密的范围又是什么。

  二、要保持档案的自然联系

  (1)维护档案原有的历史联系

  档案是对历史的最为真实和客观的反映,所以在档案工作中,对档案进行严格的管理的缘由之一就是要将事物原本的面貌更加真实客观的还原。

  (2)保持档案信息的来源联系

  档案是社会实践活动的过程中,由不同的党委构成的,在档案接收的时候也必须要体现出档案自身的形成单位,这也就说明,每一个档案都是有其出处的,在文书档案的来源方面应该注意到的一点就是注意保持文书档案自身的形成机关或者时生效机关,这也是工作中需要注意的一个重要内容。

  (3)注意档案承载物的形式联系

  一般情况下,档案都是又很多文书材料构成的,但是对文书材料内容进行承载的物质却存在着一定的差别,同一个内容,可以用文字的形式展现出来,也可以用声音和图像的形式展现出来,这样也就形成了文字稿和录音带以及录像带等多种文字资料。当前计算机技术在文书档案工作中也得到了非常广泛的应用,所以也出现了电子文件的形式,在文书档案管理的过程中,电子文书档案和纸质文书档案在管理的方法上存在着非常大的差别,所以在实际的工作中也需要对其进行研究,做好电子档案保护工作。

  (4)尊重档案反映的内在联系

  在文书档案工作中,我们所填写的文字材料实际上都是为了可以更好的解决单位运营和发展中存在的问题,在单位进行了一些重要的活动之后也会形成文字材料,这些档案的内容都是有着十分紧密的联系的,有些材料甚至是相互补充的,也是因为文字材料上存在着非常明显的内在联系,所以在实际的工作中也逐渐体现出了文字材料的整体性,不同的案卷虽然不划归为一类,但是其内在的联系是不能忽视的,在对文书档案进行整理的过程中也应该得到高度的重视,只有做好了这一点,才能更好的在工作中提高工作的效率和质量。

  (5)考虑档案形成的时间联系

  档案中的各种文字材料实际上都是在一定的历史时期所形成的,所以,同一个时期形成的档案在反应的内容上一定存在着某些共同点,将同一时期的档案放在一定位置可以很好的展现出这一过程中存在的问题,这对整体管理工作质量的提升都有着十分重要的推动作用。

  三、尊重、利用档案的原有基础

  原有的档案能够反映历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系,使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌,继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

  档案管理的标准不断变化,原有的案卷总是无法符合新要求。然而,过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平,反映了过去的真实历史面貌,起到了历史凭证作用。

  四、结语

  档案整理工作在档案管理工作中是一项基础性的工作,它也是档案工作得以顺利展开的前提,所以工作人员一定要对这一过程中出现的各种问题予以总结,同时还要掌握工作中应该坚持的原则,只有这样,档案整理工作的质量才能得到有效的提升。

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