本孤儿登记管理系统和志愿者登记管理系统的设计功能包括以下几个方面：
一,登记管理系统:
含孤儿登记管理系统和志愿者登记管理系统.
孤儿登记管理主要包括孤儿基本信息和"关键字"等信息.其中不涉及个人信息安全的信息将对外公布以便查询.
志愿者登记管理含下述功能:
前台可使用网页报名方式,通过网页输入姓名/职业/地域/专长等个性信息,替代目前使用的不便于整理归类的邮箱报名方式.
前台和后台均可根据志愿者填写信息和"关键字"进行分类显示.
后台权限分别按专长/地域等类别开给不同管理人员,管理人员通过后台管理自己类别内的人员信息.
后台管理员可以通过网页输入方式(相当于写信)与志愿者交流.交流信息可通过邮件和网页发送和显示给志愿者.系统保留所有交互信息,供其他管理人员接班或监督.
前台各类别页面显示该类管理人员MSN/QQ是否在线,可在线交流(二期功能).
管理者可在后台对志愿者添加多个"关键字",例如"可支教","周末有时间","有车"等.通过"关键字"检索,对特定群体进行管理,包括给拥有同一"关键字"的志愿者群发邮件.
群发邮件功能.可根据类别/关键字等给相应类别的志愿者发邮件(二期功能).
二,孤儿关爱管理系统
为便于关爱小组工作和外界对关爱小组工作进行监督,设立"孤儿关爱管理系统".
此系统前台显示为博客圈,即为该孤儿和各志愿者设立博客,以该孤儿博客发起成立博客圈子,与该孤儿配对的各志愿者小组成员加入该博客圈.
博客及博客圈记录孤儿情况及小组关爱行为情况.
说明:孤儿博客是由志愿者替孤儿开设和维护的,用来记录孤儿的成长历程.而志愿者与孤儿的联络仍然采用传统的电话/书信/见面等方式.
三,"关爱小组"编组管理系统.
为使关爱行为持续化稳定化,针对每位孤儿将组织由多位志愿者组成的"关爱小组".小组中一人牵头,多人协助并备份,以防止因某一志愿者不能持续施爱,而对孤儿造成二次伤害.
"关爱小组"负责人默认设定为结对助养的捐款人.如该捐款人无时间从事心理关爱工作,则由捐款人或爱心父母团指定另外一位"关爱小组"负责人.
鉴于多数志愿者(含捐款人)之间素不相识,为便于编成"关爱小组",需要设立"关爱小组编组管理系统".
不涉及信息安全的志愿者个人信息将对外公布,任何志愿者通过点击方式可向另外一位志愿者发出"编组请求".如请求被接受,则双方联系方式等更多信息将向对方公开,便于双方线下联络,以商谈编组事宜.
"关爱小组"内的人员可互相单发或群发信息及邮件.
四,志愿者交流系统.
仍使用BBS.
五,志愿者培训与答疑系统.
志愿者有热情,但对心理与教育方面的知识技能掌握不够,需要某种远程教育手段来培训志愿者.
答疑系统可参照"爱问"形式,但希望与BBS无缝链接,即提问与回答同步在爱问与BBS两个系统中显示.
六,电子邮件群发系统.
爱心父母团电子杂志已推出,但目前使用的邮件群发系统仅能实现20%的成功率,远远不能覆盖全部报名志愿者,无法满足工作需要.为此,需要改善,需要更高效率的邮件群发系统.
