办公室文件的归档管理研究论文

发布时间:2019-03-30 14:25 编辑:admin666

  通常来说,对于办公室文件的归档是指各个部门的办公室的工作人员对于本机关的有保存价值的文件,进行整理以及归档处理。 详细内容请看下文办公室文件的归档管理研究

  所以说,能够正确的理解并且把握新时代的文件归档工作,对于建立比较完善的文件归档管理工作的管理机制具有非常重要的作用。

  (一)制定文件管理制度

  进行文件管理工作,通常会有这两点,即文件管理人员以及办公室的领导。文件管理人员主要负责进行文件材料的分类整理,使得文件井井有条。而办公室的领导是能够从大局上对部门的文件进行处理,比如说对于管理的制度等方而。

  (二)运行文件的管理

  文件运行是使得文件材料能够发挥其作用的重要的途径。进行文件运行有很多种形式方法,并且这些形式还是具有一定的阶段性的。所以说,对于不同阶段的文件材料使用不同的管理,这样可以使得文件归档工作更加的完美,并且对于文件的价值的实现有极其重要的作用。

  (三)暂存文件的管理

  文件运行不是一直进行下去的,而是有一定的时限性的,当文件实现了自身的作用后,就基本上进入了一种暂存的状态。暂存阶段的文件是已经实现自身的作用或者运行告一段落的文件,但这并不是说不会再使用它了,有的正好是相反的,有的文件反而有更高的使用频率。为了使得暂存的文件能够非常方便的被查找使用,所以一定要对文件进行科学放置。

  (四)销毁文件的管理

  当文件材料进行办结之后,要对其进行分类。根据文件以后的价值,分为有保存价值的和没有保存价值的这两种。对于这两种类型的文件,有保存价值的继续保存,但是没有价值的就不用继续保存了,而是应该被销毁。

  文件的日常管理办法

  想要使得文件平时的查找还有使用非常方便,就一定要做科学、规范的对文件进行管理。

  (一)跟踪管理法

  为了在工作的时候,能够方便快捷的找到文件,要做到能够熟练清楚的知道所有文件的动向。所以说一定要对文件进行登记。在进行登记的时候,可以使得专门的账簿,也可以采用实记实销的办法。这种方法是对qq斗地主记牌器文件在使用的过程所有的落脚点的及时记录。这样可以为工作人员带来很大的便利,能够更加准确的找到需要的文件。

  文件跟踪单是使用的卡片的形式,并且把同一类型的文件还有跟踪单放在一起,当文件被销毁的时候,跟踪单也同时被销毁。

  (二)定位管理法

  把已经被查阅的文件在被送回之后要根据以前已经定好的位置放置起来,这就是定位管理。通常采用的办法有:根据文件的大小制定合适厚度的盛放文件的盒子,并且在盒子上而进行分类标记上名称,对于柜子中文件的使用期进行分类,比如说上半年和下半年等,然后再把柜子进行分层,之后按照文件盒子上的名称排次序,把相应的文件盒放置在适当的位置。

  (三)卡片管理法

  为了能够更加方便的进行查找,对于文件的管理可以使用编制卡片的方法。即文件卡片,通过卡片的方式把文件的内容与成分进行展示。这也是目前的一种非常常见的文件查找的方法。

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